SIGAD= Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos => é uma solução informatizada de apoio desde a produção até a eliminação final. Esta que pode ser: recolhimento ou eliminação.
Objetivos: Manter a relação orgânica. Princípio da Organicidade: – garantir confiabilidade. É importante garantir a autenticidade. – Controlar o ciclo de vida dos documentos. Os documentos passam por um ciclo de vida e se convencionou a chamar de Teoria das 3 idades: 1. Ativo (1a. idade/Corrente); 2. Semi-Ativo (2a. idade/Intermediário); 3a. Inativo (3a. idade/Permanente). Atribuições do SIGAAD= 1° Trata o documento arquivístntico como uma unidade complexa. Ou seja, não trata como uma parte isolada. É bastante complexo. 2° Realiza uma gestão orgânica para manter a um plano de classificação. 3° Armazena e faz uma gestão segura. 4° Faz a seleção, avaliação dos documentos arquivísticos e trata da sua destinação (eliminação ou guarda permanente). 5° Exporta os documentos para transferência e recolhimento incluindo procedimentos para a preservação de longo prazo dos documentos arquivísticos.
Documento Arquivístico Digital= é um documento digital produzido. Especificidades dos Documentos Digitais:
– Documento digital não é virtual. É físico. Através de um suporte fixado como: disco rígido, CD/DVD. Ele é lógico (software e formatos, conteúdo, conceitual).
– O documento não se define pelo suporte pois: conteúdo e suporte são entidades separadas.
Informação + suporte= Documento.
– Tem fragilidade intrínseca: sofre degradação física do suporte.
– E traz rápida obsolescência da tecnologia digital= hardware e software. É necessário ter um plano de classificação. Para tanto, temos os instrumentos de gestão arquivística.
Plano de classificação=> tabela de temporalidade e destinação => esquema de classificação => manual de gestão arquivística de documentos.
Plano de classificação= classificar os documentos com seus tipos= gênero documetal, espécie documental, tipologia, entidade mantenedora, natureza do assunto.
Tabela de Temporalidade e Destinação= Prazo de guarda dos documentos.
Esquema de classificação dos documentos e o manual de gestão arquivística de documentos.
Objetos da Tabela de Temporalidade:
1- Ter uma normatização. Por quanto tempo tenho que guardar um documento x => esta tabela informa quais são estes procedimentos.;
2- Eliminar somente os documentos não mais necessários.
Avaliação= Processo de análise de documentos de guarda (tempo arquivístico)
Destinação Final= Pós avaliação, define o encaminhamento em: guarda permanente, descarte, eliminação.
Resumo do SIGAD= Apoiar a Gestão de Documentos – Garantir a confiabilidade e sergurança.